REFERAT FRA STYREMØTE I FINNVOLA SØR VELFORENING 15.06.20

Til stede: Arne Gunnar Herje, Stein Aksnes, Geir Ove Sagvold, Per Ivar Bakkenget og Bjørn Barkhald

Roar Olsen var innkalt til sak under eventuelt – vegsaken.

Sak 1 Årsberetning 2019

Forslag til årsberetning ble gjennomgått. Det ble gjort noen justeringer.

Årsmeldingen ble vedtatt, og legges fram for årsmøtet.

Sak 2 Regnskap 2019

Kasserer orienterte om regnskapet, og de enkelte postene ble kommentert.

Regnskapet er revidert, og godkjent av revisorene.

Regnskapet ble vedtatt, og legges fram for årsmøtet.

Sak 3 Budsjett 2020

Forslag til budsjett ble gjennomgått. Det ble foretatt noen justeringer.

Budsjettet ble vedtatt, og legges fram for årsmøtet.

Sak 4 Kontingent 2020

Styret foreslår overfor årsmøtet at kontingenten fastsettes til kr 2 000,-.

Sak 5 Innkomne forslag

Det vises til vedlegg til referatet, og styrets behandling av sakene. Dette gjelder både ordinære innkomne forslag og forslag til endringer i vedtektene.

Sakene legges fram for årsmøtet med forslag til vedtak i henhold til styrets behandling.

Sak 6 Eventuelt

Informasjonsaker årsmøtet

Graving av ny vannledning
Kapasitet pumpeanlegget for vann

Vegsaken

Roar Olsen fra veglaget, informerte om status i vegsaken.

Bjørn Barkhald

Sekretær

Vedlegg: Innkomne forslag til årsmøtet

Endring av vedtektene

INNKOMNE SAKER TIL ÅRSMØTE 2020 FINNVOLA SØR HYTTEFORENING

SAK 6a

Ber om at styret framlegger skriftlig budsjett, kalkulasjon og innkomne anbud på vannledning som er lagt.

Roger Edvardsen

Saken er behandlet i styret.

Denne saken er behandlet som årsmøtesak tidligere, og vedtak med tanke på finansiering er gjort. Styret ser derfor ingen grunn til å ta opp denne saken til realitetsbehandling pånytt på årsmøte. Det vises til orientering om saken under sak 11, orienteringssaker.

Styret fremlegger saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Saken er behandlet som årsmøtesak tidligere, og vedtak med tanke på finansiering er gjort. Det er derfor ingen grunn til å ta opp denne saken til realitetsbehandling pånytt på årsmøte. Det vises til orientering om saken under sak 11, orienteringssaker.

SAK 6b

Flere med meg lurer på hvordan det er med kapasiteten på dagens pumpeanlegg vedrørende vann, når det er åpnet for septiktankanlegg oppi hyttefeltet.

Roger Edvardsen

Saken er behandlet i styret.

Etter styrets oppfatning er dette ikke en årsmøtesak som hører til under innkomne saker. Saken gjøres rede for under sak 11, orienteringssaker.

Styret fremlegger saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Dette er ikke en årsmøtesak som hører inn under innkomne saker. Saken gjøres rede for under sak 11, orienteringssaker.

SAK 6c

Styret må legge fram en utredning som viser konsekvenser for vannsituasjonen i feltet hvis det gis mulighet til å legge vann inn i hytta. I tillegg må styret legge fram et budsjett som viser alle kostnader ved legging av ny vannledning, inklusive hvem som skal gjøre hva.

Jeg ønsker også å vite om styret er informert om at noen hytteeiere i feltet har lagt inn vann.

Det er opplyst at Tore Berge skulle grave ledningen. Jeg vil at styret legger fram tall som viser hva Tore Berge skulle ha for arbeidet, og hva som inngår i prisen.

Tore Wold

Saken er behandlet i styret

Denne saken er behandlet som årsmøtesak tidligere, og vedtak med tanke på finansiering av ny vannledning er gjort. Det er også skrevet kontrakt med firma T. Berge Makin AS når det gjelder legging av ny vannledning. Styret ser derfor ingen grunn til å ta opp denne saken til realitetsbehandling på nytt på årsmøtet. Etter styrets oppfatning er dette derfor ikke en årsmøtesak som hører inn under innkomne saker. Saken gjøres rede for under sak 11, orienteringssaker.

Styret fremlegger saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Dette er ikke en årsmøtesak som hører inn under innkomne saker. Saken gjøres rede for under sak 11, orienteringssaker.

SAK 6d

På årsmøtet i 2019 informerte styret om at de hadde fått inn priser fra Tore Berge, Røstad Entreprenør AS og Farbu og Gausen AS på bygging av veien, og at Tore Berge var billigst.

Jeg ber om at styret legger fram alle anbud/pristilbud på årsmøtet.

Tore Wold

Saken er behandlet i styret

Som følge av vedtak på årsmøtet i 2019, ble Finnvola sør veglag stiftet 27.05.19, og det er veglaget som står for utbygginga av de nye vegene. All informasjon rundt anbudsprosessen og kontrakt, ble forelagt veglaget på stiftelsesmøtet. Styret foreslår derfor å avvise at saken på nytt tas opp til behandling på årsmøtet i Finnvola sør hytteforening.

Styret fremlegger saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Årsmøtet avviser å ta saken opp til behandling på årsmøtet i Finnvola sør hytteforening, da saken er behandlet tidligere.

Strategiplan

Velforeningen har til nå hatt strategiplaner som har blitt vedtatt på årsmøtene, og har gått over perioder på 5 år. Siste strategiplan gjaldt for perioden 2014-2019. Styret mener det vil være mer hensiktsmessig å ha en løpende strategiplan som blir oppdatert vært år, uten at denne er definert for en gitt tidsperiode.

Styret legger fram saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Velforeningen har en løpende strategiplan som oppdateres hver år, uten at denne er definert for en gitt tidsperiode.

Brøyting i ukedagene

Finnvola sør veglag har vinteren 2019/ 20 betalt utgiftene til brøyting av vegen opp til pumpehuset i ukedagene. Utgiftene har blitt stipulert til ca. kr 10 000,-. Styret i velforeningen finner det riktig at disse utgiftene i framtiden belastes velforeningen.

Styret legger fram saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Utgifter til brøyting av vegen opp til pumpehuset i ukedagene, betales i framtiden av velforeningen.

Sak 7 Endring av vedtektene

Forslag til endring i vedtekter.

Ingen i styret for Finnvola sør hytteforening, skal sitte i styret for Finnvola sør veglag. Dette for å hindre interessekonflikter.

Roger Edvardsen

Saken er behandlet i styret.

Styret er av den oppfatning at Finnvola sør velforening ikke har mandat til å legge føringer for sammensetning av styret i veglaget. Styret vil derfor forslå å sende saken over til behandling på årsmøtet i veglaget.

Styret legger fram saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Saken sendes over til behandling på årsmøtet i veglaget.

Forslag til endring i vedtekter

Vedtektene pkt. 11 omhandler kostnader som påløper i velforeningen. Det er velforeningen som krever inn andelen av driftsutgifter fra festerne. Videre omhandler vedtektene pkt. 3 videre utbygging og utvikling av hyttefeltet.

Styret har over flere år registrert at enkelte hytteeiere ikke betaler kontingenten til velforeningen som blir vedtatt på årsmøtet til riktig tid. Det er også vanskelig å inndrive kontingenten hvis medlemmer ikke betaler frivilling, og det brukes mye tid og ressurser på purringer og oppfølging av dette. Styret vil derfor fremme forslag overfor årsmøtet, om at de av medlemmene som ikke har gjort opp sine økonomiske forpliktelser overfor velforeningen, verken har møte- eller stemmerett på årsmøtet.

Etter vedtektene pkt. 13, kan endringer i vedtektene gjøres etter avtale mellom velforeningen og Statskog. Hvis årsmøtet vedtar endringer i vedtektene, tar styret denne saken opp med Statskog med tanke på endring av vedtektene. Endringen gjelder da fra det tidspunkt Statskog har godkjent endringer av vedtektene.

Styret legger fram saken for årsmøtet med følgende forslag til vedtak:

Nytt pkt. 11 c i vedtektene

Medlemmer som ikke har gjort opp sine økonomiske forpliktelser overfor velforeningen, har verken møte- eller stemmerett på årsmøtet.